När företagets telefon ständigt ringer är en VoIP-integration den perfekta lösningen för att hantera din affärskommunikation. Det är oerhört frustrerande för kunder att behöva vänta i telefon medan du kopplar dem vidare, noterar deras telefonnummer och meddelande, och samtidigt försöker hitta en lösning på deras problem.

Det finns inte bara en risk för mänskliga misstag, vilket kan leda till att du går miste om en försäljning. Ännu värre är det att behöva sätta kunder i kö för att leta upp deras order i ett annat program. När ett annat samtal kommer in samtidigt har du två väntande, frustrerade personer.

De flesta företag använder olika appar, vilket inte gynnar effektiviteten. En sådan oumbärlig applikation är online affärstelefoni. Men för att hämta kundens uppgifter måste du bokstavligen byta flik eller skärm och skriva in data i sökfältet. Allt detta är mycket tidskrävande och irriterande. Men tänk om du kunde synkronisera allt detta så att du kan använda alla funktioner i din online-telefoni direkt från din vanliga programvara? Lär känna VoIP-integration!

Automatiseringar, integrationer och programvara

Verkligheten är att manuella processer kostar dig mycket tid och pengar, och detta är stressande både för dina anställda och dina kunder. Lösningen kommer i form av nyckelordet AIS: automatiseringar, integration och programvara.

För din affärstelefoni innebär detta att du kopplar din online-telefonapplikation till ditt nuvarande CRM-system (Customer Relation Management) eller ERP-lösning (Enterprise Resource Planning). Syftet är att genom att integrera din online- telefoni (integrationer) i andra affärsapplikationer (programvara) ersätta så många manuella uppgifter som möjligt med automatiseringar.

En VoIP-integration gör det möjligt att koppla din online-telefoni till nästan alla tänkbara affärsapplikationer för att automatisera och optimera den interna och externa kommunikationsprocessen.

Detta resulterar inte bara i högre effektivitet för dina anställda utan också i högre kundnöjdhet. Bättre produktivitet och nöjda kunder = högre intäkter, och det är i slutändan vad det handlar om.

Vad innebär VoIP-integration?

VoIP står för voice over internet protocol, tekniken för att ringa online. Med en VoIP-plattform kan du ringa med vilken enhet som helst som har en internetanslutning: smartphones, datorer, surfplattor och till och med fasta telefoner. En VoIP-integration säkerställer att du smidigt kan integrera din online-telefoni i dina andra appar. På så sätt skapar du ett användarvänligt, effektivt och överskådligt programvaruekosystem.

Med en sådan online-telefoniintegration behöver du inte längre manuellt växla mellan din telefonapplikation och det program du använder för din kundtjänst (CRM) för att hämta uppringarens ärende.

Men möjligheterna med VoIP-integrationer begränsas inte till kundtjänst. Online- telefoni kan tack vare VoIP-integrationer också kopplas till andra affärsapplikationer, såsom bokföringsprogram, produktivitetsappar eller verktyg för lagerhantering.

Hur fungerar AIS konkret?

Integrationer säkerställer att det sker en automatisk synkronisering av data mellan två kompatibla programvaruplattformar efter eget val. Du kan till exempel använda olika VoIP-integrationer för att synkronisera din e-post, affärsapplikationer och din online-telefoni.

När din online-telefoni är kopplad till ditt CRM-system sparas samtal och meddelanden automatiskt i ditt CRM. Detta eliminerar behovet av att ständigt söka efter kunduppgifter i båda systemen. När någon ringer ser du omedelbart deras namn i din telefonplattform, vilket ger dig all information med ett musklick.

Praktiska funktioner du aldrig vill vara utan

En koppling mellan din online-telefoni och dina favoritapplikationer erbjuder funktioner som du aldrig vill vara utan.

Ett urval av de viktigaste funktionerna:

Inkommande samtal

  • När någon ringer visas en popup med relevanta kunduppgifter från ditt CRM.
  • Om det inte finns någon matchning med CRM fyller integrationen i informationen med automatisk Google Number Lookup.
  • Standardregistrering av samtal med möjlighet att lägga till anteckningar. Det krävs alltså ingen åtgärd för att spela in samtal.
  • Och mycket mer…

Utgående samtal

  • Varje telefonnummer i din kopplade affärsapplikation åtföljs av en klicka-och- ring-länk som du bara behöver klicka på för att ringa.
  • I vilket program som helst kan du välja ett telefonnummer och ringa genom att enkelt trycka på F7 (Windows).
  • Med en praktisk skrivbordsapp för telefon kan du enkelt ange eller klistra in ett nummer för att ringa direkt.
  • Och mycket mer…

Fördelar med AIS

Genom att koppla din affärstelefoni online till dina andra affärsapplikationer i molnet drar inte bara dina kunder nytta av det, utan även dina kollegor och ditt företag som helhet.

Fördelar för kunder

Som företagsledare har du säkert någon gång ringt ett annat företag som snabbt kunde hämta dina uppgifter, svara på alla dina frågor och lösa problemet utan att sätta dig i kö. Personen du pratade med använde ett system med VoIP- integration.

Processen är så smidig för konsumenten att kunderna inte ens inser vad som händer på andra sidan. Det enda de vet är att de fick en oöverträffad kundservice. Och det är precis vad du som ambitiöst företag också vill erbjuda.

Fördelar för anställda

Dina anställda är naturligtvis redan glada över att du har gått över till online- telefoni. Men genom att integrera ditt VoIP-system i andra affärsprogram har du aldrig sett så många leenden på arbetsplatsen. De viktigaste fördelarna med VoIP-integrationer för anställda är:

  • Multitasking
  • Ökad effektivitet
  • Tillgång till, användning och delning av data

Fördelar för företaget

Även ditt företag drar nytta av VoIP-integrationer. Några viktiga fördelar för företag är:

  • Anställda kan logga in var som helst
  • Felfri intern och extern kommunikation
  • Perfekt för virtuella callcenter
  • Enkel installation och uppdateringar i molnet
  • Mer kostnadseffektivt än analoga system
  • Obegränsad tillägg av appar
  • Lätt att skala upp

Vilka appar kan du koppla till din online-telefoni?

VoIP-integrationer ökar effektiviteten i ditt online affärstelefonsystem avsevärt. Eftersom det är enkelt och billigt att använda dessa integrationer är det upp till dig att bestämma vilka appar du vill koppla.

CRM

De flesta företag använder idag ett CRM-system: ett program för att hantera relationer med sina kunder. Dessa applikationer är oumbärliga för ordnad kundhantering och e-postutskick. Men sällan kan du också ringa med dem. Genom att koppla ditt CRM-verktyg till ditt online-telefonsystem sparar du mycket tid på att hämta kunduppgifter, ordernummer och annan information. När någon ringer har du all information direkt till hands.

ERP

Online-telefoni kan kopplas till nästan alla tänkbara affärsapplikationer, inte bara till system för kundrelationer. Samma princip som för CRM kan också användas för mer specifika affärsapplikationer för sektorer som sjukhus, callcenter, revisions- eller advokatbyråer, stormarknadskedjor och så vidare.

Chatt eller SMS

Vissa människor föredrar att chatta eller skicka ett meddelande. En VoIP- integration gör det möjligt att växla från att ringa till att chatta eller skicka SMS. Med en app som stöder SMS eller chatt kan du kommunicera med dina kunder via det kommunikationsmedel de föredrar direkt från ditt vanliga CRM- system.

AI och transkription

Ibland räcker det inte att ta anteckningar under ett samtal. Med AI och transkriptionsappar får du automatiskt en utskriven version av samtalet efteråt. Dessa appar är användbara för att snabbt få en överblick över innehållet i föregående telefonsamtal. De är också extremt användbara för att utbilda nya anställda, eftersom de kan lära sig hur man hanterar svåra kunder.

Kombinationen av online-telefoni och appar är unik för varje företag. Det är upp till dig som företagsledare att välja de verktyg som ger mest avkastning på din online affärstelefoni. I Belfabrieks appbutik hittar du en komplett översikt över de många appar som du kan koppla till telefoniplattformen.

Belfabriek: programvaruekosystem och online-telefoni anpassad för dig

Belfabriek, specialisten inom online affärstelefoni, kopplar din online-telefoni till alla dina favoritappar. Ett team av experter hjälper dagligen företag att automatisera sina affärsprocesser och förbättra sin kommunikation via alla tänkbara kanaler: chatt, telefon, SMS, e-post.

Få ut ännu mer av dina olika affärsapplikationer och online-telefoni tack vare VoIP-integrationerna från Belfabriek!