Köper du en ny bostad eller flyttar hemifrån för första gången, kommer du snabbt att ställas inför en stor logistisk utmaning för att få alla dina ägodelar till den nya platsen. Avtal måste ordnas med energileverantören, anslutningen för telekom måste fixas, dokument måste undertecknas, abonnemang ändras osv.

För ett företag kan en sådan flytt ha ännu större påverkan. Förutom de ansträngningar som liknar en privat flytt, måste många lådor med hela administrationen, kontorsmaterial, skåp, stolar och diverse utrustning också transporteras till den nya arbetsplatsen. Och då har vi inte ens nämnt att hela personalen måste välkomnas tillbaka till företaget. Att välkomna personalen är en sak, men de måste naturligtvis också kunna börja arbeta vid ankomsten, och det kräver en hel del arbete.

Tillgänglighet

För många företag är en flytt synonymt med en period av otillgänglighet. En befintlig telefonanslutning stängs av, den fysiska växeln måste flyttas och återanslutas på den nya adressen, och internet- och telefonileverantören måste göra de tekniska ingrepp som krävs för att aktivera anslutningen.

Flyttar du till en annan region kan det ofta också innebära att ditt företag får en ny telefonnummer tilldelat, och att dina kunder inte omedelbart är medvetna om detta. Även här måste du sedan lägga extra tid och pengar på att göra detta känt. Visitkort måste ändras, broschyrer tryckas om, webbplatsen måste uppdateras osv.

För att hjälpa dig på vägen i denna omfattande process diskuterar vi nedan kort hur du bäst hanterar flytten av din telefonväxel.

Hur hanterar du bäst en flytt av telefonväxeln?

En stor operation som en flytt kan inte genomföras utan nödvändig förberedelse. Detta gäller naturligtvis för alla steg i en flytt, men är särskilt relevant för alla tekniska aspekter.

Skapa en tydlig plan för alla anslutningar

När du börjar planera din flytt är det bra att kartlägga alla anslutningar, både för internet och telefoni samt strömförsörjning, på din nuvarande adress. På så sätt kan du också bättre identifiera behoven för implementering på den nya adressen. Du kan göra detta med ett schema på papper eller dator, men även foton kan vara till hjälp.

Väg också noggrant vilka av dessa anslutningar du fortfarande behöver eller kommer att använda i den nya byggnaden. En flytt kan vara det perfekta tillfället att uppdatera ditt serverrum, välja en ny telefonväxel eller direkt övergå till ett framtidssäkert, flexibelt och modernt telefonsystem.

Skicka in din ansökan i tid till din internet- och telefonileverantör

Tänk på att en flytt för din leverantör innebär en betydande väntetid. En väntetid på fyra till sex veckor är inte ovanlig. Endast med en tidig ansökan och noggrann planering kan du smidigt övergå från en anslutning till en annan.

Om du samtidigt övergår från traditionell telefoni till VoIP-telefoni har du redan en sak mindre att oroa dig för och det räcker att bara aktivera din internetanslutning på den nya adressen. En separat telefonanslutning behövs sedan inte längre, eftersom även den går via internet och internetanslutningarna (eller trådlöst).

Säkerställ snabb och korrekt kommunikation

Som företagare har du daglig kontakt med många instanser och personer, tänk på dina kunder, leverantörer eller producenter. Vid en flytt måste alla dessa kontakter informeras om din nya adress, eventuellt ditt nya telefonnummer om du flyttar till en annan region, perioden av otillgänglighet osv. Se därför till att du i god tid har en plan för hur alla berörda ska informeras.

Märk utrustningen tydligt

Det händer alltför ofta att vissa lådor blandas ihop under en flytt, att till synes identiska enheter som en telefon eller bärbar dator hamnar på fel skrivbord eller att en strömkabel försvinner. Se därför alltid till att varje enhet eller tillbehör är märkt med en unik och igenkännbar etikett. På så sätt vet du vid utlastningen direkt var allt ska placeras.

Du kan dock spara mycket arbete

Om du arbetar med ett hostat telefonipaket som det från Belfabriek kan du redan stryka några av ovanstående bekymmer från din lista. Även under din flytt kan du förbli nåbar genom att låta samtalsnumret vidarekopplas till din mobiltelefon eller besvaras via bärbar dator eller surfplatta på vilken plats som helst där du har en fungerande internetanslutning.

Ditt telefonnummer är då inte längre regionsbundet och kan flyttas med dig, så det finns inget behov av omfattande kommunikation för att marknadsföra ditt nya nummer. Även att ansluta telefonerna på din nya plats blir mycket enklare och kan ställas in på distans. Din leverantör ser till att alla enheter är försedda med nödvändiga justeringar i förväg. Att själv ta en backup av dina kontakter, SMS och telefonidata är inte längre nödvändigt, eftersom dessa som alltid är säkert lagrade i molnet.