Det finns mycket som talar för att spela in samtalen från er telefonavdelning. En ny funktion, Samtalsinspelning, gör det möjligt för Belfabrieks kunder att nu själva uppleva fördelarna med ljudinspelningar. Båda parter drar nytta av dessa fördelar: era medarbetare, men också era uppringare.

Om ni väljer att ge era telefonmedarbetare tillgång till de inspelade samtalen, erbjuder ni dem ett minneshjälpmedel. För er organisation är det också trevligt att ha en juridiskt giltig inspelning av gjorda överenskommelser.

Hur era kunder drar nytta av samtalsinspelning

Det finns också fördelar som era kunder, medvetet eller omedvetet, upplever när ni använder samtalsinspelning. De behöver inte längre vara kvar i luren längre än nödvändigt eftersom era anställda inte längre behöver dela sin uppmärksamhet mellan uppringaren och systemet som de loggar samtalet med. Istället kan er medarbetare eventuellt efter samtalet lyssna igenom det för att anteckna de diskuterade sakerna.

Den viktigaste fördelen är att ljudinspelningar hjälper er att förbättra den telefoniska servicen. Använd inspelningarna av telefonsamtal vid utvecklingssamtal med era medarbetare eller använd riktiga samtal under utbildning av anställda. Ni kan spela upp exemplariska samtal som inspiration eller just samtal som kan förbättras. Naturligtvis kommer ni i båda fallen först vilja be om tillstånd från medarbetaren/medarbetarna i fråga.

Stora irritationsmoment för uppringare: så här tacklar ni dem

En global undersökning som AchieveGlobal nyligen genomförde kom fram till slutsatser som kommer att intressera varje telefonavdelning. De viktigaste av dessa sammanfattar vi nedan. Vi visar er också hur samtalsinspelning kan hjälpa er att förbättra kvaliteten på samtalen med er målgrupp.

  • För vissa uppringare är ett lyssnande öra viktigare än en lösning på deras problem Observera: detta gäller långt ifrån alla uppringare. Vissa lösningar är så brådskande att formen som de paketeras i av en telefonservice spelar mindre roll. Ändå påminner denna regel om att en korrekt och artig behandling av kunder är önskvärd. Tidigare i denna artikel nämnde vi redan att samtalsinspelning ger era medarbetare ‘händerna fria’. Inspelningen gör det inte strikt nödvändigt att skriva samtidigt som man ringer, vilket gör att deras odelade uppmärksamhet erbjuder det lyssnande öra som uppringare så uppskattar.
  • Trubbighet och likgiltighet är beteenden som kunder störs mest av Arbetstrycket på telefonavdelningar är ibland högt, vilket kan påverka medarbetarnas sinnesstämning. Utmaningen för era medarbetare ligger i att fortsätta le och vara tålmodiga. Med vetskapen att samtal spelas in förblir de motiverade att hantera varje samtal så professionellt som möjligt.
  • Andra stora irritationsmoment är att bli vidarekopplad för ofta och behöva vänta för länge, eller inte få en riktig person i luren Låt oss anta att ni så mycket som möjligt låter era uppringare tala med medarbetare av kött och blod. I ljudinspelningar hör ni hur ofta en kund blir vidarekopplad och hur länge de står i kö. Sker detta enligt era interna regler? Om inte, finns det då andra sätt som ni kan betjäna kunder snabbare och bättre på? Svaren på dessa frågor gör telefonsamtalet med er organisation till en positiv upplevelse för era uppringare.

Samtalsinspelning snart ‘live’

Efter en grundlig utvecklingsfas kommer den efterlängtade Samtalsinspelning funktionen snart att gå live. För många nummerägare kommer detta att medföra en verklig revolution i samtalskvalitet. Har ni intresse för denna funktionalitet och vill ni hålla er uppdaterade om de senaste nyheterna kring samtalsinspelning, prenumerera då redan idag på vår blogg.