För att själv kunna bestämma vad som händer när någon ringer till ditt företags telefonnummer behövs en samtalsplan. Men vad är en samtalsplan egentligen? Varför behöver du en och vad bör du tänka på när du skapar en samtalsplan?

Vad är en samtalsplan?

Med en samtalsplan bestämmer du exakt vad som händer när någon ringer till ditt företagsnummer. Det är jämförbart med en steg-för-steg-plan. Från det ögonblick telefonen ringer kan du själv bestämma hur din kund ska bemötas. Du kan till exempel ställa in att ett visst meddelande spelas upp i början med viktig information för den som ringer. Detta kallas också för ett välkomstmeddelande. I samtalsplanen kan du också ange att samtalet ska vidarekopplas till en röstbrevlåda eller en specifik avdelning. Samtalsplanen är kort sagt en ritning över resan som den som ringer gör när de kontaktar dig, så att din kund får bästa möjliga hjälp.

Varför är en samtalsplan viktig?

En samtalsplan säkerställer att du har tänkt igenom hur du vill att kunder som ringer dig ska bemötas. Vad är det första dina kunder ska höra? Hur ser du till att de så snabbt som möjligt kommer till rätt person? Vill du hantera onödiga samtal genom att hänvisa till din webbplats eller en röstbrevlåda där kunden kan lämna ett meddelande? Alla dessa frågor kan du ställa dig när du skapar en samtalsplan. En bra samtalsplan kommer i slutändan att säkerställa att dina kunder får snabb och tillfredsställande hjälp när de ringer dig.

Vad ska du tänka på när du skapar en samtalsplan?

Det är inte svårt att skapa en samtalsplan. Så länge du har tänkt igenom hur du vill ha det. Tänk på följande:

  • Fundera noga över det första meddelandet eller välkomstmeddelandet som dina kunder kommer att höra. Ett första intryck är alltid viktigt och kan vara avgörande för hur resten av samtalet utvecklas.
  • Låt inte den som ringer vänta längre än 20 till 30 sekunder innan någon svarar. Detta förhindrar irritation eller att kunden avslutar samtalet.
  • Tänk på att om samtalet vidarekopplas till ett mobilnummer kan det innebära upp till 5 sekunders extra väntetid. Detta kan påverka din samtalsplan, eftersom du inte vill att väntetiden ska bli för lång.

Slutligen är en samtalsplan aldrig permanent. Du kan alltid anpassa den efter nya insikter eller förändrade omständigheter. Lyssna på erfarenheterna från dina kunder och medarbetare och justera din samtalsplan därefter. På så sätt förblir din telefoniska tillgänglighet alltid uppdaterad. För Belfabrieks kunder är detta enkelhet själv, bland annat via den användarvänliga appen. Med ett knapptryck kan du enkelt ändra samtalsplanen och aktivera den direkt, oavsett var du befinner dig – hemma, på semester eller på affärsresa.