Telefonische bereikbaarheid verbeteren

Belfabriek / 18 Jun 2024 / 4 min read

Telefonische bereikbaarheid verbeteren, betere bereikbaarheid vast telefoonnummer, flexibel doorschakelen: het zijn allemaal zoektermen waar we vaak op gevonden worden.

Om de betekenis achter deze zoekwoorden te begrijpen is het goed om te kijken naar wat deze gebruikers nu gebruiken als telefonie omgeving, wat de problemen zijn en waarom deze gebruikers aan het zoeken zijn voor een betere telefonie oplossing en een andere aanbieder.

Kantoor telefonie

De meeste organisaties en ondernemers hebben een zakelijke kantoor telefonie omgeving: een omgeving die is ingericht op gebruikers op 1 vaste locatie (het kantoor), eventueel met nog wat losse eindbestemmingen erbij zoals een thuiswerker.

Dit is een prima oplossing als je ieder bureau van een kantoortoestel wilt voorzien, zodat de mensen een telefoongesprek kunnen voeren.

Graag flexibeler telefoon schakelen

Maar: vaak is er de wens om een stuk flexibeler met de binnenkomende telefoongesprekken te kunnen omgaan; men is:

niet altijd meer op kantoor
collega’s zijn verspreid over verschillende locatie’s en
soms heeft een collega alleen een mobiele telefoon.

Dit is vaak het geval bij spoeddienst nummers, telefoondienst telefoonnummers, piketdienst nummers en storingsnummers: deze wil men kunnen opzetten met alle medewerkers op alle mogelijke locaties en alle mogelijke netwerken.

Flexibele werktijden en flexibel werken zorgen ervoor dat men de bereikbaarheid optimaal onder controle wil hebben van het spoednummer.

Oplossing: telefoonteam pagina - doorschakelen naar alle mobiele en vaste nummers

Hiervoor hebben wij de telefoonteam pagina, waarop iedereen die telefoonoproepen kan beantwoorden zichzelf op beschikbaar en niet beschikbaar kan zetten.

Ook de volgorde van het afhandelen van telefoongesprekken kan op deze manier realtime worden gewijzigd: wil je dat telefoontjes eerst naar een andere collega gaan, met jezelf als backup? Sleep je collega naar positie 1 in het telefoonteam en jezelf naar positie 2.

Deze wijze van beheer begrijpt iedere medewerker en aangezien iedereen een eigen login heeft kan men op deze manier eenvoudig een telefoonteam maken. Er is geen limiet aan het aantal personen en ook niet aan het aantal telefoonlijnen wat op deze manier verwerkt kan worden: men hoeft nooit meer een gesprek te missen en is altijd flexibel om aanpassingen te maken.

Belangrijk is ook dat men niet afhankelijk is van 1 netwerk of provider: het werkt met alle mobiele telefoons en vaste telefoons: wij schakelen door naar elk gewenst telefoonnummer - nationaal of internationaal.

Vaak is dit de oplossing voor organisaties en ondernemers die flexibel de telefoontjes willen doorschakelen: men is niet meer gebonden aan een locatie of aanbieder, maar kan iedereen toevoegen aan het telefoonteam om telefoontjes te beantwoorden. Zo is snel een supportnummer, saleslijn of transplantatie nummer opgezet!

Laat ons IVR-platform telefoontjes slimmer routeren

Wil je nog meer functionaliteit toevoegen aan je telefoonnummer? Dat is geen enkel probleem, met ons eigen geavanceerde IVR (Interactieve Voice Respons) platform kunnen we gesprekken ook geheel of gedeeltelijk automatisch laten afhandelen.

Wil je een storing laten inspreken en laten mailen dan kan dat bijvoorbeeld; zo kan je dag en nacht een storingslijn actief laten zijn zonder dat deze nog live wordt opgenomen.

Het laten inspreken van een boodschap, storing of bestelling en deze laten mailen naar 1 of meerdere personen is vaak nog gemakkelijker en levert betere resultaten: meerdere personen ontvangen de boodschap en er wordt sneller op gereageerd.

Wil je niet eerst te hoeven uitluisteren maar wil je een ingesproken bericht laten mailen als tekst? Dan kan dat ook: zo ziet iemand direct of iets spoed heeft of niet. Het bericht verschijnt als tekst in de body van je email of als bijlage; ook handig om door te sturen naar een collega voor opvolging.

Hoe dit op te zetten?

Misschien klinkt dit zo goed in de oren dat je het eerst wilt testen? Dat kan uiteraard. Vraag een demo nummer aan, voer je collega’s in op het telefoonteam en zie hoe je op een slimme manier de gesprekken kunt verdelen.

Is dit inderdaad wat je zoekt? Zoek dan een telefoonnummer uit in onze shop of als je al een telefoonnummer hebt vul dan in dat je je bestaande telefoonnummer wilt behouden: met nummerbehoud zetten wij dan je bestaande nummer over van de oude aanbieder naar ons, je nieuwe aanbieder.

Je hebt nu je saleslijn, klantenservicenummer of nooddienst opgezet op de meest flexibele manier!

Is je kantoortelefonie verder prima dan kan je dat houden bij je andere aanbieder: wij focussen ons platform het liefst op telefoonnummers met veel handige functie’s en werken samen met alle huidige netwerken en systemen.

Je hoeft zeer zeker niet je hele telefonie omgeving te verhuizen. Als je bureau toestellen goed bevallen en je deze wilt behouden dan kan je dat prima zo laten bij je huidige aanbieder. Wij kunnen een nieuw telefoonnummer voor je activeren of je bestaande telefoonnummer verhuizen naar ons platform zodat je op deze flexibele manier je binnenkomende telefoontjes verdelen kan.

Je kan zo vaak als je wilt je telefoonteam wijzigen, profielen wijzigen en medewerkers in het team van positie wisselen.

Je kan telefoontjes doorschakelen naar elk gewenst land binnen Europa of de Verenigde Staten. Een Europees telefoonteam op deze manier opzetten is dus eenvoudig, en met een meertalig keuzemenu kan je meerdere teams aanmaken voor verschillende talen.

Vul bij je bestelling je huidige telefoonnummer in en met nummerbehoud verhuizen wij jouw telefoonnummer. Dit duurt maximaal 5 werkdagen en dan is je oude nummer bij ons actief.

In onze portal kan je de openingstijden invoeren waarop de lijn bereikbaar dient te zijn. Als je gesloten bent kunnen we een gesloten tekst afspelen of een voicemail aanbieden.

Zorg ervoor dat alle collega’s naar wie je gesprekken wilt doorschakelen zijn ingevoerd in je telefoonteam. Op dat moment is iedereen flexibel inzetbaar en kan je door iemand op beschikbaar en niet beschikbaar zetten (om telefoongesprekken te beantwoorden). Je kunt ook iemand op 1e, 2e enz. positie zetten om zo aan te geven naar wie ons telefonie platform als eerste doorverbindt.

Nummerbehoud is altijd mogelijk: het is per Europese wet geregeld dat je een telefoonnummer moet kunnen meenemen en verhuizen naar een nieuwe aanbieder. Zo kan je ook met je oude telefoonnummer gebruik maken van de nieuwste telefonie diensten!

Je kan op 2 manieren met flexibele werktijden omgaan: 1. De werktijden invoeren onder openingstijden in de instellingen. Deze optie is het handigst als je altijd op een vaste tijd een nummer gesloten is of niet. 2. Als de werktijden erg flexibel zijn, is het handiger om als de lijn (plotsklaps) gesloten wordt iedereen op ’niet beschikbaar’ te zetten. Je bent dan gesloten (er is niemand vrij om oproepen te beantwoorden) en er wordt dan een bericht of voicemail afgespeeld. Zo kan je op 2 manieren flexibel werken met je telefoonnummer waarbij de telefoonnummers over verschillende aanbieders zijn verspreid.

Je kan je oude abonnement houden en je oude telefoonnummer overzetten naar ons platform. Je kan dan direct flexibel schakelen en gesprekken flexibel doorverbinden.