På Belfabriek ser vi dagligen hur en bra telefonmeny påverkar kundnöjdheten. En välstrukturerad telefonmeny hjälper kunder att snabbare nå rätt avdelning och skapar ett professionellt intryck.

En telefonmeny är en av de mest önskade funktionerna hos Belfabriek. Under de senaste åren har vi satt upp tusentals telefonmenyer för företag. Baserat på denna erfarenhet ger vi dig 4 tips för att skapa en kundvänlig telefonmeny, så att de som ringer får vad de söker: snabbt och utan onödiga steg nå rätt kollega!

Tips för en kundvänlig telefonmeny

1. Håll telefonmenyn “grund” och överskådlig

En telefonmeny bör vara så enkel som möjligt. Försök att begränsa antalet nivåer: hellre en nivå med fem val än flera nivåer med tre val vardera. Detta säkerställer att de som ringer direkt når rätt avdelning utan för många val eller upprepningar. Detta ökar dessutom chansen att den som ringer är nöjd och förhindrar att de hamnar på fel linje.

2. Börja med de mest använda alternativen

Se till att de mest valda alternativen står högst upp i telefonmenyn. För de flesta är detta den snabbaste vägen till deras mål. Fundera på vilka avdelningar som oftast kontaktas, som kundservice eller fakturering, och anpassa telefonmenyn därefter. På så sätt får de som ringer snabbt kontakt med rätt person utan långa väntetider.

3. Använd korta, tydliga texter

När du ställer in en telefonmeny fungerar enkelhet bäst. Korta texter som “1 för försäljning” är ofta tillräckliga. Detta förhindrar förvirring och hjälper den som ringer att snabbt göra ett val. Undvik långa introduktioner, särskilt för återkommande samtal, som kanske redan känner till dessa texter. Håll meddelandet kort, så att de som ringer kan välja sitt önskade nummer utan att vänta.

4. Låt telefonmenyn spelas in av en professionell röst

En professionell röst skapar ett professionellt intryck. Om de som ringer hör en tydlig och professionell röst, hjälper det till att få ditt företag att framstå som mer pålitligt. Genom att låta telefonmenyn spelas in professionellt vet de som ringer direkt att de har kommit till rätt företag.