Att VoIP har många fördelar jämfört med traditionell telefoni är tydligt. Kristallklara samtal, oberoende av ett fast nummer eller en fast linje, möjlighet att arbeta platsoberoende – möjligheterna är oändliga. Men om du fortfarande inte är helt övertygad, presenterar vi här en topp fem av de mest användbara extrafunktionerna som en VoIP-telefonväxel erbjuder.

VoIP-växel fördel #1: ditt företagsnummer överallt

Eftersom VoIP inte fungerar som klassisk telefoni, där ett nummer är kopplat till en fast linje, utan ditt nummer tilldelas virtuellt, är användningen av ditt företagsnummer inte längre beroende av din fysiska telefonväxel eller den enhet som är ansluten till den.

Först på vår topp fem-lista står den mest använda funktionen inom VoIP-telefoni, nämligen direkt vidarekoppling av samtal.

Det innebär att varje samtal kan kopplas till en annan enhet. Detta kan vara din fasta telefon när du är på kontoret, en medarbetare som tar emot samtal på sin laptop eller till och med ett callcenter utomlands. När du är på språng kopplas inkommande samtal till din smartphone. Även utgående samtal kan du alltid göra med dessa enheter.

Du kan också enkelt ändra dessa inställningar via en app eller en webbportal.

Låt dina kunder välja

Större företag arbetar ofta med specialiseringar per ämne, där inte alla känner till alla delar av företaget. Frågor om en faktura hanteras bäst av ekonomiavdelningen, medan produktrelaterade frågor lämpar sig bättre för en säljare.

På andra plats i vår lista finns en funktion som alla som någon gång har ringt en leverantör eller myndighet känner till: menyval.

Baserat på ett antal självvalda urvalskriterier kan din inringande kund precisera sin fråga och själv välja vilken avdelning de vill bli kopplade till. Baserat på detta val kan även automatiska meddelanden delas, såsom öppettider eller hänvisningar till en webbplats med mer information.

Eftersom en telefon har tio sifferknappar kan du erbjuda upp till tio alternativ i menyvalet. Baserat på kundens val kan samtalet automatiskt kopplas till rätt avdelning utan att behöva använda en receptionist.

Inspelning av samtal

På tredje plats i vår översikt finns en funktion som blir alltmer populär. Med det ökande behovet av dokumentation av möten, anteckningar från förhandlingar eller registrering av kontakter blir även den lagliga inspelningen av samtal allt viktigare.

Om du någon gång har ringt en helpdesk har du säkert hört meddelandet “detta samtal kan spelas in för utbildningsändamål”. Även du kan spela in dina samtal med VoIP. Dessa sparas efteråt på en säker server i molnet och du kan lyssna på dem när du vill.

Detta har flera fördelar. Genom att registrera samtal kan du dokumentera en kunds köpbeslut, kontrollera om dina medarbetare har haft ett kvalitativt samtal och vid behov justera eller använda de bästa samtalen under utbildningstillfällen för din personal.

Alla uppringare i kö

Det kan hända att ditt företag och särskilt din VoIP-telefonväxel vid vissa tillfällen möter en stor mängd inkommande samtal. Ofta finns det ingen möjlighet att tillfälligt anställa mer personal för att hantera dessa korta perioder eller enstaka toppar. För sådana tillfällen vill vi lyfta fram denna VoIP-funktion: köhantering.

En kund som inte kan nå ditt företag är en missnöjd kund och kan också vara en kund du förlorar. Det är därför av största vikt att alla samtal kan besvaras. En virtuell kö säkerställer att alla samtal tas emot och att uppringaren har möjlighet att vänta på sin tur innan de får hjälp av en medarbetare. Med VoIP är kapaciteten för en sådan kö praktiskt taget obegränsad, även om vi hoppas att du aldrig behöver testa detta.

Och om väntetiden för dina kunder ändå blir för lång kan du alltid välja att med en enkel justering i din app omdirigera samtalen till andra filialer eller avdelningar. Eller så kan du aktivera en digital telefonsvarare som skickar kundernas röstmeddelanden via e-post till en central inkorg.

Mätning är kunskap

På femte plats bland våra favoritfunktioner med VoIP finns ett verktyg som är oumbärligt för varje företag: registrering av kontakter.

Ditt företags framgång kan mätas i antalet kunder du betjänar, antalet försäljningar som görs årligen och den omsättning eller vinst som följer med det. Men styrkan i din kundtjänst och telefonuppföljning mäts med hjälp av statistik.

VoIP har här ett stort försprång jämfört med traditionell telefoni. Samtalen sker digitalt, vilket gör det enkelt att mäta och registrera dessa kontakter. Varje inkommande och utgående samtal registreras och förses med standarddata som samtalets längd, antal vidarekopplingar, väntetid innan kunden fick någon på tråden, vem som svarade på samtalet osv. Med hjälp av denna registrering kan du alltid följa upp när topparna inträffar, vilka uppringare som kontaktar dig mest eller vilken avdelning som får flest frågor.

Dessa data förblir alltid säkert tillgängliga i molnet och kan även nås offline för vidare analys.

Ett svårt val

Den som noggrant har gått igenom översikten kommer utan tvekan att ha märkt att denna topp fem innehåller mycket mer än fem användbara extrafunktioner. Det är därför svårt att göra ett begränsat urval från det överväldigande utbudet av fördelar med VoIP-telefoni.