Registrera dina egna 010/020- och lokala nummer direkt online!

Sverige 020-881402:
🌍 +31 (0)85 400 5588:

Hur man startar ett callcenter?

Publicerad i Callcenters

NĂ€r din telefonavdelning huvudsakligen hanterar inkommande samtal kallar vi det Ă€ven ett inkommande callcenter – till skillnad frĂ„n ett utgĂ„ende callcenter. Men hur sĂ€tter man upp ett sĂ„dant inkommande callcenter?



I den hÀr artikeln kommer vi att visa dig vad det handlar om och ge dig vÀrdefulla tips.



Exempel pÄ inkommande callcenter



En telefonavdelning som hanterar inkommande samtal frÄn en centraliserad plats kallas för inkommande callcenter. I det hÀr fallet kontaktar kunder och intressenter sjÀlva ett företag. Detta till skillnad frÄn ett utgÄende callcenter, dÀr de anstÀllda sjÀlva tar initiativ till att prata med kunderna. Telemarketing Àr ett vÀlkÀnt (och ibland ökÀnt) exempel pÄ ett sÄdant utgÄende callcenter.


Inkommande callcenter finns i mÄnga former, som verkligen inte utesluter varandra; en kombination av flera funktioner Àr vanligt. Nedan visar vi nÄgra exempel pÄ inkommande callcenter och deras specialiteter. Du kan omedelbart se ansökningsmöjligheter för din egen organisation.



Kundservice



En kundtjÀnst Àr ett allmÀnt nummer som kunder med frÄgor kan ringa. I mÄnga fall Àr en kundtjÀnst ett paraplynummer som kopplar uppringare, utifrÄn deras frÄgor, till exempelvis helpdesk, en installatör, förvaltningen eller annan avdelning.


Exempel: A-möbler anvÀnder ett nationellt telefonnummer för att svara pÄ frÄgor frÄn befintliga och potentiella kunder. För sin telefonkundtjÀnst anvÀnder möbelaffÀren en valmeny, en kalender och postnummerdirigering för att snabbt koppla kunder till rÀtt kontor och medarbetare.



KundtjÀnst



Befintliga kunder som har frÄgor om hur en produkt eller tjÀnst de anvÀnder fungerar frÄgar en helpdesk-personal. För tekniska Àmnen finns det ofta olika nivÄer: första linjens anstÀllda med bred kunskap och andra linjen eller till och med tredje linjens anstÀllda med specialiserad teknisk kunskap.


Exempel: PC Dokter Friesland anvÀnder ett betalnummer för att ge fjÀrrassistans. Kunder som behöver hjÀlp vid skrivbordet kan ringa ett lokalt nummer för att boka tid. Uppringare kan vÀlja att prata med en specifik anstÀlld eller den första tillgÀngliga.



Orderrad eller reservationsrad



Att bestÀlla en taxi eller pizza, köpa en biljett eller boka en semester: en telefonbokningstjÀnst gör detta möjligt. Eftersom ett samtal nÀstan alltid resulterar i en försÀljning vÀljer företag att göra detta nummer gratis för uppringare. Ett 0800-nummer tar helt bort barriÀren.
Exempel: Burgerme.nl Àr tillgÀngligt pÄ ett 0900-nummer med en lÄg taxa per samtal, dÀr kunder kan lÀgga bestÀllningar. En semesterkalender och en postnummermeny ser till att de som ringer hamnar pÄ rÀtt hamburgerrestaurang. Varje filial har sina egna öppettider.



Telefonkonsultation



För konsumenterna Àr det vÀldigt trevligt nÀr en telefonkonsultation kan svara pÄ en svÄr frÄga. SÀrskilt om det handlar om Àmnen som man normalt mÄste boka ett (dyrt) möte med en professionell för. Telefonkonsultationer finns i form av skatterÄdgivning, juridisk hjÀlp och medicinska "second opinions".


Exempel: Zorgbelang Nederland anvÀnder tvÄ betalnummer för telefonsupport. BÄda numren anvÀnder bland annat kalendrar och postnummer för att koppla uppringare till de jourhavande regionkonsulterna.

Krav för ett inkommande callcenter



Om du vill sÀtta upp ett inkommande callcenter behöver du sjÀlvklart en fysisk plats, bekvÀma arbetsstationer, fysiska eller IP-telefoner med headset, datorer med mjukvara för att hantera bestÀllningar och logga kundkontakt, och sÄ vidare.



Men lÄt oss inte gÄ före oss sjÀlva. Ett första steg Àr faktiskt att inventera frÄgan: hur mÄnga kunder har du? Hur mÄnga procent av dem förvÀntar du dig att kontakta? Hur mÄnga potentiella kunder kommer att ringa dig per dag? Hur lÄng tid kommer samtalen att ta? Hur mycket intÀkter kommer samtalen att generera?



UtifrÄn detta kan du bestÀmma bemanningen pÄ din telefonavdelning, stÀlla in öppettider och vÀlja en viss typ av telefonnummer. Vi kommer att berÀtta mer om alla dessa punkter nedan.



Vem tar telefonen?



Det logiska valet Ă€r att sjĂ€lv svara pĂ„ dina kunders samtal. NĂ€r allt kommer omkring kĂ€nner du dina produkter eller tjĂ€nster bĂ€ttre Ă€n nĂ„gon annan. Förutom utbildning i telefonetikett krĂ€vs en introduktion till programvaran som du loggar samtal med. Du kan förbereda nuvarande medarbetare pĂ„ detta, eller vĂ€lja att anstĂ€lla nya. Återigen beror detta pĂ„ den förvĂ€ntade arbetsbelastningen som de inkommande samtalen kommer att skapa.


Naturligtvis kanske du inte förvÀntar dig en ohÄllbar mÀngd samtal under de första dagarna, och ditt inkommande callcenter kan ta form bit för bit. Men om du tror att du kommer att ha ett upptaget callcenter pÄ en gÄng, kan du vÀlja callcenteroutsourcing.


Outsourcing av callcenter Àr till exempel mycket vanligt bland internet- och telefonleverantörer, banker och försÀkringsbolag. De anstÀllda hos dessa callcenterjÀttar sÀtts in efter en tids utbildning som om de vore anstÀllda pÄ ditt eget kontor. Du bestÀmmer vilka frÄgor de anstÀllda löser för din rÀkning och vilka behörigheter de fÄr.


En mellanlösning Àr ett spill: du och dina anstÀllda svarar pÄ inkommande samtal, men uppringare kopplas vidare till ett externt callcenter nÀr du Àr frÄnvarande eller upptagen. PÄ sÄ sÀtt kan du vÀxa flexibelt och enkelt svara pÄ ett vÀxande behov.



Vilket telefonnummer?



En detalj du bör vara uppmÀrksam pÄ Àr telefonnumret till ditt callcenter. Det finns alla typer av nummer tillgÀngliga, men vilket telefonnummer Àr bÀst för ditt företag? Naturligtvis Àr ett standardval det lokala telefonnummer som du med största sannolikhet redan har. Men för företag som verkar i hela landet har ett geografiskt nummer inte det utseende du vill ha.
Ett av dina alternativ Àr att registrera ett nationellt telefonnummer. Detta Àr ett telefonnummer som inte Àr kopplat till en plats eller region och dÀrför kommer att tilltala en rikstÀckande publik. Eftersom nummerinnehavaren och den som ringer delar pÄ kostnaden Àr dessa nummer lÀttillgÀngliga för din mÄlgrupp. Belfabriek erbjuder nationella telefonnummer för de flesta europeiska lÀnder. Till exempel 032-telefonnummer i Tyskland, 030 i Storbritannien, 010 i Sverige, 09 i Frankrike och mÄnga fler.


Sedan finns det premiumtelefonnummer. Denna typ av servicenummer Àr i allmÀnhet dyrare för uppringare Àn ett lokalt fast telefonnummer eller ett nationellt nummer. Allt beror pÄ samtalshastigheten du stÀller in. Du har faktiskt lÀst det rÀtt: som nummerinnehavare kan du stÀlla in minutpriset eller samtalsavgiften för ett 0900-nummer. Det unika med 0900-numret Àr att en del av kostnaderna som uppringarna Ädrar sig överförs till dig. Detta gör att du kan driva ditt inkommande callcenter kostnadseffektivt eller till och med lönsamt. Observera att om du anvÀnder numret för att ge kundservice till befintliga kunder gÀller sÀrskilda regler om taxan. För nÀrvarande erbjuder Belfabriek endast premiumtelefonnummer i NederlÀnderna: 0900.
I direkt kontrast Àr de nummer som Àr gratis för uppringare: 0800-numren. För dessa stÄr du som nummerinnehavare för kostnaderna. Med ett sÄdant gratisnummer Àr det extra inbjudande att ringa dig. Precis som premiumnumret har detta nummer en rikstÀckande dragningskraft. Belfabriek erbjuder 0800-telefonnummer för de flesta europeiska lÀnder.



Vilken typ av enheter?


Sedan Àr det frÄgan om vilken typ av telefoner du kommer att anvÀnda. Tiden för stela nackar orsakade av telefoner fastklÀmda mellan öron och axlar ligger tack och lov bakom oss. Det trevligaste för medarbetarna Àr ett trÄdlöst headset, som kopplas till till exempel en IP-telefon eller softphone. VÄr artikel om skillnaderna mellan hÄrd- och datortelefoner kan hjÀlpa dig att göra rÀtt val.



Men Àven om du anvÀnder en traditionell fast telefon - eller till och med en mobiltelefon - kan du arbeta felfritt med Belfabriek. Vi ser till att dina inkommande samtal överförs till dina telefoner pÄ nolltid.



Vem som helst kan skapa ett callcenter



Du kan gÄ stort om du vill starta ett callcenter, men du kan lika gÀrna börja smÄtt. Faktum Àr att en fast telefon eller mobiltelefon Àr allt du behöver. Med ett virtuellt nummer frÄn Belfabriek kan du sedan omdirigera uppringare till den telefonen.Tack vare de bekvÀma alternativen vi ger dig kan du stÀlla in ditt virtuella nummer precis som ett stort callcenter skulle göra. Till exempel, lÀgg till ett vÀlkomstmeddelande, en valmeny, möjligheten att lÀmna ett röstmeddelande och eventuellt en samtal vÀntar-kö. Alla dessa funktioner kan du aktivera, inaktivera och Àndra till ditt hjÀrta. Du kan ocksÄ Àndra numret som du hÀnvisar uppringare till pÄ ett ögonblick.Allt detta med stöd av en online-dashboard dÀr du kan se samtalsstatistik i realtid. UtifrÄn det fattar du beslut som positivt pÄverkar tillvÀxten av ditt inkommande callcenter.

Inget Ă„tagande.
Inget kort krÀvs.
Allt ingÄr.

Fyll i formulÀret nedan sÄ kommer din tjÀnst att installeras inom nÄgra minuter.

Nöjda telefonikunder frÄn Belfabriek: