Hur uppringare drar nytta av samtalsinspelning

Det finns många anledningar till varför en organisation vill registrera alla inkommande telefonsamtal. Anställda eller agenter kan spela upp samtalet i efterhand för att återskapa samtalsdetaljer, inspelningarna är bevis för eventuella överenskommelser som gjorts under samtalet och inspelningar används ofta i utbildningssyfte.

Men visste du att även de som ringer kan dra nytta av samtalsinspelning? Det finns vissa problem som kan lösas genom samtalsinspelning. I det här blogginlägget lyfter vi fram tre av dem.
Tre problem

En stor undersökning som gjordes för några år sedan av forskningsföretaget AchieveGlobal kom fram till slutsatser och gav råd som alla telefonavdelningar i alla organisationer bör ta till sig. Intressant nog har samtalsinspelning en avgörande roll i alla dessa lösningar.

1. Du lyssnar inte

Många som ringer är tillräckligt förnuftiga för att inte förvänta sig att deras lösning ska lösas omedelbart. De vet nämligen också att de flesta lösningar tar lite tid. Men vad de vill hitta är någon som kan ge dem ett medkännande öra. Någon som lyssnar igenom deras klagomål och åtminstone låtsas förstå dem.

När dina anställda vet att samtalen spelas in och att de alltid kan spela upp inspelningen för att komma ihåg viktiga detaljer kan de fokusera på samtalet i stället för att skriva ner allt.

Och när de är fokuserade på samtalet förbättras kvaliteten på samtalen och de som ringer lämnar samtalet med en känsla av att de har blivit lyssnade på.

2. Du är inte snäll

De attityder som de som ringde mest ogillade var okonstladdhet och likgiltighet.

Dessa attityder är ofta ett resultat av den tryckkokare som telefonavdelningar brukar vara. Det är inte lätt att hantera andras problem och klagomål, och det är svårt att inte låta sitt eget humör sjunka.

Men vetskapen om att samtalen spelas in och - ännu viktigare - granskas, kan ge dina anställda en liten knuff i ryggen för att inte låta det hända och för att inte låta trubbiga eller likgiltiga.

3. Du fortsätter att utsätta dem för

Det tredje största irritationsmomentet som de som ringde rapporterade var att bli satt i vänteläge eller att bli kopplad till en annan anställd och behöva förklara samma problem på nytt.

Samtalsinspelning kan bidra till att lösa detta på följande sätt: genom att regelbundet granska inspelade samtal kan du ta reda på när och varför de som ringer kopplas över. Du kanske kan ta reda på varför de inte kopplades till rätt person omedelbart, vilket kan få dig att ändra ditt samtalsflöde eller hur dina anställda hanterar samtalen för att få en mer positiv upplevelse för den som ringer.

Det är enkelt att komma igång

Samtalsinspelning är en funktion som många IVR-system (Interactive Voice Response) erbjuder. Om du är kund hos CallFactory ingår det i din prenumeration och du kan börja gratis.

Allt du behöver göra är att logga in på din My CallFactory-instrumentpanel, gå till sidan med inställningar för samtalsinspelning och välja det kostnadsfria startpaketet. Om du vill ha dina samtal lagrade under längre perioder kan du välja antingen Business- eller Enterprise-paketet.

Är du ännu inte en CallFactory-klient? Besök våra sidor med avgiftsfria eller nationella telefonnummer för att registrera ett nummer i ditt land. Oavsett vilken typ av telefonnummer du väljer får du alltid tillgång till en mängd funktioner, bland annat samtalsinspelning.