Så här ställer du in den perfekta telefontjänsten för din webbutik

Du har lanserat din webbutik på nätet, ditt lager är på plats och din leveransprocess har klarat alla prövningar. De första beställningarna kanske till och med har kommit in. Men har du tänkt på hur du ska hantera kundkontakten offline?

Alla kunder i din webbutik vill inte kommunicera enbart via e-post, onlineformulär eller chattfönster. Kunderna måste veta att det finns riktiga människor bakom ditt digitala skyltfönster.

För många besökare är avsaknaden av ett direkt telefonnummer en anledning att lämna din webbutik lika snabbt som de kom. Detta innebär att du förlorar potentiella kunder och omsättning!

Genom att bara placera ett telefonnummer på din webbplats undviker du att förlora dessa kunder. Ett telefonnummer ger människor möjlighet att ställa frågor som din webbplats kanske inte svarar på, och det ger dem en mer personlig upplevelse av ditt företag.

Vi förstår dock din oro.

Att svara på telefonsamtal bör inte ske på bekostnad av din produktivitet. Särskilt när du precis har börjat som nätbutik är det viktigt att balansera kundkontakter och andra viktiga aktiviteter.

Hur kan du göra detta utan att behöva investera i nya telefoner, växlar eller nätverk?

I den här artikeln visar vi dig just det!
Den idealiska kundkontakten för en nätbutik

Innan vi kan diskutera hur man kan inrätta en perfekt kundtjänst för en nätbutik måste vi undersöka vilka villkor som krävs för att den ska vara perfekt. När är kundtjänst via telefon bäst lämpad? Kan vi definiera det? Vilka är ingredienserna? Är det mätbart?

Eller tvärtom: vad är det som gör att kundvården misslyckas? Hur kan vi förhindra att det händer?

Nedan har vi listat de vanligaste problemen som telefonkundtjänsten stöter på, hur man enkelt kan lösa dem och vilka de viktigaste kraven är för en högkvalitativ telefontjänst.

Perfekt räckvidd

Först och främst måste din kundtjänst vara tillgänglig. När någon ringer ditt kundtjänstnummer måste de kunna tala med en verklig person.

Det kan låta som en truism, men som liten organisation tillbringar du förmodligen inte all din tid vid skrivbordet i väntan på att kunderna ska ringa. Du träffar leverantörer, bearbetar beställningar, uppdaterar dina konton och så vidare.

För att dina kunder ska kunna nå dig fullständigt vill du ta emot dina samtal oavsett var du befinner dig, på den telefon som du har med dig för tillfället. Det kan vara den fasta telefonen på kontoret eller din mobiltelefon när du inte är på kontoret.

När din organisation blir större och du har fler anställda vill du kunna koppla fram dem enkelt, även om du befinner dig på en annan plats än dina anställda.

Ett avgiftsfritt eller nationellt telefonnummer är en perfekt lösning i dessa fall. Dessa nummer är virtuella telefonnummer, vilket innebär att samtalen omdirigeras till ett vanligt telefonnummer. Detta kan vara vilket telefonnummer som helst och kan ändras i realtid så ofta som du behöver.
Professionellt utseende

Precis som du vill att din webbutik ska se professionell ut för att skapa förtroende, gäller samma sak för din kundtjänst per telefon. Du vill att de som ringer ska mötas av ett professionellt men ändå personligt förinspelat meddelande. Du kanske vill placera dem i en kö när du råkar prata med en annan person, eller så vill du omdirigera dem till din digitala telefonsvarare så att du kan ringa upp dem senare.

Alla dessa och många fler funktioner är tillgängliga när du använder ett system för interaktivt röstsvar (IVR). Med ett IVR-system bestämmer du själv vilka funktioner som ska aktiveras och du kan ändra dessa inställningar när som helst. Detta ger dig fullständig kontroll över ditt telefonnummer och ser till att det är optimalt anpassat till ditt företags krav.
Mäta för att förbättra

Du håller troligen noga koll på statistiken för din webbplats. Som ägare av en nätbutik vet du exakt hur många besökare du har varje dag, varifrån de kommer, hur länge de stannar på din webbplats och mycket mer. Med denna kunskap kan du kontinuerligt optimera din webbutik.

Så varför inte göra samma sak med din telefontjänst?

Föreställ dig hur du kan förbättra kundkontakten i din butik om du vet exakt varifrån de som ringer kommer, vilka dagar och tider de brukar ringa och hur länge de i genomsnitt måste vänta innan du svarar på samtalet.

Omfattande visuell samtalsstatistik som ger inblick i realtid i viktiga samtalsdata är lika viktigt för din telefontjänst som för din webbplats. Helst skulle du få dagliga rapporter som ger en överblick över den viktigaste statistiken och som gör det möjligt för dig att gräva djupare om det behövs.
När som helst, var som helst, full kontroll över ditt telefonnummer

Som företagare måste du kunna göra ändringar i farten. Hela tiden. Därför kan du inte vänta i flera dagar om du vill ändra en inställning för ditt avgiftsfria eller nationella telefonnummer.

En onlinemiljö som ger dig fullständig kontroll över dina telefoninställningar, eller mobila applikationer som låter dig konfigurera funktioner även när du är på väg, gör skillnaden mellan bra och perfekt kundservice.
Att ställa in din egen telefontjänst

Nu när vi har sett de viktigaste kundbehoven är det dags att omsätta teorin i praktiken. Vi kommer att gå igenom hur man väljer och registrerar ett telefonnummer och hur man konfigurerar det för sin egen telefonkundtjänst.

Steg 1: Välj ditt telefonnummer

Om du ännu inte har ett avgiftsfritt, nationellt eller lokalt telefonnummer är det första steget att bestämma vilket av dessa typer av nummer som passar dig bäst och sedan registrera ditt nummer. Detta kan låta mycket svårare än vad det är. Som du kommer att se nedan är det verkligen inte det.

Låt oss ta en titt på de olika typerna av telefonnummer för att se vilket som passar bäst för ditt företag.

- Avgiftsfria nummer eller gratisnummer är den ultimata kundvänligheten eftersom de är kostnadsfria för de som ringer. Genom att avskaffa samtalsavgiften uppmuntras kunderna att ringa in med sina frågor eller beställningar. Om du kan omvandla en stor andel av de som ringer till betalande kunder är avgiftsfria nummer bäst lämpade för dig. Du kommer att maximera antalet uppringare, vilket låter dig maximera dina omvandlingar.

- CallFactory erbjuder avgiftsfria nummer i många olika länder. Du hittar en lista över länder på vår sida för avgiftsfria nummer. Om ditt land inte finns med på listan, tveka inte att kontakta oss. Det är mycket troligt att vi kan erbjuda avgiftsfria nummer även i ditt land.

- Nationella telefonnummer eller icke-geografiska telefonnummer, är inte förknippade med en region eller stad inom ett land. Numren är ett bra alternativ mellan avgiftsfria nummer och lokala nummer eftersom samtal till dessa nummer alltid kostar samma sak som ett lokalt samtal, även om den som ringer befinner sig i andra änden av landet.

- CallFactory erbjuder nationella nummer i många olika länder. Du hittar en förteckning över länderna på vår sida för nationella nummer. Om ditt land inte finns med på listan kan du kontakta oss. Chansen är stor att vi kan erbjuda nationella nummer även i ditt land.

- Lokala telefonnummer kallas även geografiska telefonnummer eftersom deras prefix är kopplat till ett geografiskt område och därför även kallas för "riktnummer". Ett riktnummer kan omfatta en del av eller en hel stad, eller ett större område. Oavsett vad som gäller för det lokala numret som du väljer definierar det ett mycket specifikt område som "din plats". Det är därför dessa telefonnummer passar perfekt för nätbutiker som fokuserar på den lokala marknaden. I vissa länder finns det fortfarande en stor skillnad i samtalstaxa mellan lokala och nationella samtal, eller "långdistanssamtal". Ett lokalt nummer är alltså mycket attraktivt att ringa till för lokala kunder, men mindre attraktivt för kunder som befinner sig längre bort.

- CallFactory erbjuder lokala nummer i många olika områden i olika länder. Kontakta oss för att meddela vilket land eller område du vill ha ett lokalt nummer i, så kan vi ge dig en lista över tillgängliga nummer i det område du vill ha.

Våra nummerförråd visar dig vilka nummer som är tillgängliga. Att registrera ett nummer tar bara några minuter. Numren registreras enligt principen först till kvarn, så vänta inte för länge med att registrera ditt nummer.

Steg 2: Konfigurera ditt telefonnummer

När du har valt och registrerat ditt telefonnummer är det dags att konfigurera det. CallFactory's avancerade moln-IVR låter dig optimera ditt nummer för din organisation. Det ger dig ett brett utbud av extrafunktioner som du kan aktivera när som helst, utan extra kostnader.

De mest använda funktionerna för nätbutiker är bland annat:

- Välkomstmeddelande
Detta är ett förinspelat meddelande och det är det första som de som ringer upp hör när de ringer ditt nummer.

Ett varmt välkomnande kan få dem att känna sig bekväma och är det perfekta första intrycket. Du kan välja att förinspela ett välkomstmeddelande med din egen röst eller anlita en professionell röstskådespelare för detta. Vår kundtjänst kan ge dig en lista med exempelröster på skådespelare som vi ofta arbetar med.

Den idealiska längden för ett välkomstmeddelande är 5-10 sekunder.

- Meddelande utanför kontoret eller efter kontorstid
Det här förinspelade meddelandet spelas upp när kunder ringer utanför kontorstid. Bästa praxis för dessa meddelanden är att hälsa kunderna välkomna, tala om att ni för närvarande är stängda, nämna era öppettider och ange ett alternativt kontaktmedel för nödsituationer.

Efter att ha spelat upp detta meddelande för dina uppringare kan du låta dem kopplas vidare till din digitala telefonsvarare, där de kan lämna ett meddelande till dig. Meddelandet skickas till dig via e-post som en ljudinspelning, med alla uppgifter om samtalet i e-postmeddelandets huvuddel. På så sätt kan du ringa tillbaka vid en tidpunkt som passar dig bättre.

- Virtuell receptionist
När du väl har välkomnat dina uppringare kan du koppla dem vidare till dina anställda eller avdelningar utifrån en meny: "Tryck på 1 för att lägga en beställning, tryck på 2 för leveransinformation eller tryck på 3 för frågor om din faktura". Du kan till och med skapa en nivå ovanför detta: "Tryck 1 för engelska, tryck 2 för spanska".

Den här menyfunktionen kallas virtuell receptionist och ingår i ditt nummer om du är kund hos CallFactory. Allt du behöver göra är att meddela oss vilka alternativ du vill ha aktiverade och vad ringnumret för varje alternativ ska vara. Vi sköter resten.

- Andra funktioner
Det finns många fler funktioner som du kan aktivera och konfigurera. Ta en titt på vårt avsnitt om funktioner för att se vilka som skulle kunna hjälpa dig att skapa den perfekta kundtjänsten för din webbutik. Alla alternativ och funktioner är tillgängliga via din instrumentpanel online och vår smartphone-app.

Steg 3: Starta din telefontjänst

När du har konfigurerat ditt telefonnummer är det dags att starta det. Det innebär att du kan kommunicera det till dina (potentiella) kunder genom att placera det i din webbutik, helst på ett ställe som är synligt på alla sidor, till exempel i sidans rubrik eller sidfot. Se till att även inkludera ditt telefonnummer i dina e-postsignaturer och annan skriftlig kommunikation, t.ex. fakturor.

Även efter lanseringen kan ditt telefonnummer växa tillsammans med din butik.

Om du till exempel behöver fler kollegor för att hantera alla inkommande samtal kan du enkelt fördela inkommande samtal på fler telefoner eller tillägg.

Detsamma gäller om du öppnar fler filialer eller kontor på andra ställen i landet eller till och med utomlands!

Vad som än händer bakom skärmarna kommer dina kunder inte att märka det. De kommer att ringa samma telefonnummer och få samma högkvalitativa service som de förväntar sig av dig.
Kom igång i dag

Som du kan se börjar en perfekt kundkontaktservice här på CallFactory-webbplatsen. Så tveka inte och skaffa ett eget avgiftsfritt, nationellt eller lokalt telefonnummer idag.

Om du behöver hjälp på vägen är du välkommen att kontakta oss.